Впервые за последние 20 лет проведена всероссийская перепись библиотек, затрагивающая не только общедоступные библиотеки, в основном относящиеся к ведению Министерства культуры РФ, но и библиотеки, не имеющие статуса юридического лица, являющиеся структурными подразделениями учреждений, предприятий, организаций. Для обобщения сведений в электронном виде Российской государственной библиотекой (РГБ) был создан сайт http://rulibrary.ru/. В качестве объекта (единицы статистического наблюдения) принималась библиотека, имеющая не менее 1000 книг, отдельное помещение и работника, выполняющего функции библиотечного персонала.
Всем участникам переписи необходимо было зарегистрироваться на указанном сайте и заполнить федеральную форму статистического наблюдения 1-ВПБ. По итогам заполнения ответственному лицу от субъекта требовалось проверить наличие, полноту и корректность введенных данных каждой единицы переписи региона. Самостоятельно представляя показатели деятельности на сайте РГБ, библиотека миновала сдачу отчетности в региональные ведомства, которые не имели возможности владения статистическими сведениями.
В Республике Татарстан перепись библиотек осуществлялась с помощью информационно-аналитической системы «БАРС.Web-Мониторинг Культуры». Для оптимальной организации переписи все учреждения и организации, отвечающие названным требованиям, были объединены в единое информационное пространство, что позволило свести к минимуму процесс подключения участников переписи к системе и трудозатраты на обучение работе в ней.
Группой компаний «БАРС Груп» совместно с Министерством культуры РТ в дополнение к федеральной форме статистического наблюдения 1-ВПБ, предлагаемой для заполнения участникам переписи, была разработана специальная форма «Паспорт библиотеки», объединяющая в себе уникальные данные: год создания библиотеки, наличие раритетов в фонде, доступ к справочно-правовым системам, осуществление книгообмена со странами зарубежья, сотрудничество по межбиблиотечному абонементу, состояние противопожарной безопасности библиотеки и др. Благодаря этой форме, картина субъекта представляется в максимально удобном виде.
Заполняя формы в информационно-аналитической системе, библиотеки были освобождены от необходимости отражения данных на сайте Российской государственной библиотеки (РГБ). Группой компаний «БАРС Груп» была достигнута договоренность со специалистами РГБ о возможности реализации экспорта-импорта данных из информационно-аналитической системы «БАРС.Web-Мониторинг Культуры» на сайт статистического наблюдения библиотек Российской Федерации http://rulibrary.ru/.
Сотрудникам министерств, в свою очередь, не составило труда проверить наличие и правильность внесенной информации: статистическая отчетность собирается с подведомственной сети регулярно.
